Datenschutzerklärung

Stand: 23. Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

2. Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und die dazugehörigen Seiten nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2.1 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

3. Datenerfassung auf dieser Website

3.1 Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit seiner Website.

3.2 Kontakt per E-Mail

Wenn Sie mir eine E-Mail schreiben, speichere ich Ihre Angaben und Ihre Kontaktdaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und für den Fall von Anschlussfragen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf meinem berechtigten Interesse an der Bearbeitung der an mich gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihre Angaben bleiben bei mir, bis Sie mich zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Speicherung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

3.3 Cookies

Diese Website setzt technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 TDDDG. Werbe-Cookies setze ich nur auf news.prozesslab.ai und ratgeber.prozesslab.ai und nur, wenn Sie dort ausdrücklich einwilligen (siehe 7.5).

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

4. Hosting

4.1 Website prozesslab.ai

Die Website prozesslab.ai wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern von STRATO in Deutschland gespeichert.

4.2 Eigener Server für Terminbuchung, Ratgeber und Automatisierung

Die Terminbuchung (termin.prozesslab.ai), die Ratgeber-Seite (ratgeber.prozesslab.ai), die Seite mit den Pflege-Nachrichten (news.prozesslab.ai), mein Automatisierungs-Server (n8n, selbst betrieben) und meine Kundenverwaltung laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Falkenstein, Deutschland.

Der Einsatz der Hoster erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung meines Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und, soweit es um Anfragen und Buchungen geht, zur Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mit beiden Hostern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Hoster verarbeiten Ihre Daten nur nach meinen Weisungen.

5. Terminbuchung

Über termin.prozesslab.ai können Sie ein Gespräch mit mir buchen. Dafür verarbeite ich die Angaben, die Sie im Formular machen (Anrede, Vor- und Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), sowie den gewählten Termin. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags).

• Die Buchungsseite läuft auf meinem Server bei Hetzner in Deutschland (siehe 4.2).
• Den Termin trage ich in meinen Kalender bei Google ein, die Buchung wird zusätzlich in einer Tabelle bei Google gespeichert. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht auszuschließen; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Bestätigungs- und Erinnerungsmails versende ich über Brevo (siehe 6.3).
• Um automatisierte Buchungen durch Programme zu verhindern, nutze ich Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Dabei werden technische Daten Ihres Browsers, unter anderem die IP-Adresse, an Cloudflare übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mein berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Spam. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Ihre Angaben lösche ich, wenn sie für die Anbahnung nicht mehr gebraucht werden, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

6. Ratgeber anfordern (ratgeber.prozesslab.ai)

6.1 Welche Daten und wofür

Auf ratgeber.prozesslab.ai können Sie meinen kostenlosen Ratgeber für Pflegebetriebe anfordern. Dafür verarbeite ich:

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Handynummer aus dem Formular
• den Zeitpunkt der Anforderung und den Zeitpunkt Ihrer Bestätigung
• falls vorhanden die Herkunftsangabe aus dem Link, über den Sie gekommen sind (zum Beispiel „linkedin")
• die technischen Verbindungsdaten Ihrer Anfrage (unter anderem die IP-Adresse) im Protokoll meines Automatisierungs-Servers

Ich nutze diese Daten, um Ihnen den Ratgeber per E-Mail zu schicken und mich danach einmal persönlich bei Ihnen zu melden, per Telefon oder E-Mail, um zu fragen, ob etwas aus dem Ratgeber für Ihren Betrieb passt. Mit dem Ratgeber melden Sie sich nicht für einen Newsletter an.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Häkchen im Formular erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für die Kontaktaufnahme per Telefon und E-Mail zusätzlich § 7 Abs. 2 UWG).

6.2 Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse (Double-Opt-in)

Nach dem Absenden bekommen Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link. Erst wenn Sie darauf klicken, schicke ich den Ratgeber und speichere Ihre Angaben dauerhaft. So stelle ich sicher, dass niemand eine fremde Adresse einträgt. Bestätigen Sie nicht, verfällt der Link nach sieben Tagen und Ihre Angaben werden nicht weiter verwendet.

6.3 Versand der E-Mails über Brevo

Die Bestätigungs-Mail und die Mail mit dem Ratgeber versende ich über Brevo. Anbieter ist die Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Brevo erhält dafür Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Mail und protokolliert die Zustellung. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Daten werden in der EU verarbeitet.

6.4 Speicherung und Speicherdauer

Nach Ihrer Bestätigung lege ich Ihre Angaben in meiner Kundenverwaltung an. Sie läuft auf meinem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland (siehe 4.2) und wird von keinem Dritten betrieben. Ihre Angaben bleiben dort, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder um Löschung bitten, längstens zwei Jahre nach unserem letzten Kontakt. Die Protokolle des Automatisierungs-Servers werden automatisch nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

6.5 Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen, am einfachsten mit einer kurzen Mail an tom@prozesslab.ai oder indem Sie mir das am Telefon sagen. Danach melde ich mich nicht mehr und lösche Ihre Angaben. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

7. Pflege-Nachrichten per E-Mail (news.prozesslab.ai)

7.1 Welche Daten und wofür

Auf news.prozesslab.ai können Sie sich für meine Pflege-Nachrichten per E-Mail anmelden. Sie wählen, ob Sie sie an jedem Werktag, montags, mittwochs und freitags oder einmal pro Woche bekommen. Dafür verarbeite ich: Ihren Vornamen, Ihre E-Mail-Adresse, freiwillig den Namen Ihrer Einrichtung, die gewählte Häufigkeit, den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die technischen Daten der Anfrage (unter anderem die IP-Adresse) im Protokoll meines Automatisierungs-Servers.

Ich nutze diese Daten, um Ihnen die Pflege-Nachrichten im gewählten Rhythmus zu schicken. Außerdem lege ich Ihre Angaben in meiner Kundenverwaltung an (siehe 6.4), damit ich weiß, wer die Nachrichten liest, und Ihnen persönlich antworten kann, wenn Sie auf eine Mail antworten. Wegen der Anmeldung rufe ich Sie nicht an. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Häkchen im Formular erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG).

Die Meldungen selbst stellt ein Programm aus öffentlichen Quellen zusammen und lässt sie von einer KI zusammenfassen. Dabei werden keine Daten von Abonnentinnen und Abonnenten verarbeitet.

7.2 Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse (Double-Opt-in)

Nach dem Absenden bekommen Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link. Erst wenn Sie darauf klicken, nehme ich Sie in den Verteiler auf. Bestätigen Sie nicht, verfällt der Link nach sieben Tagen und Ihre Angaben werden nicht weiter verwendet.

7.3 Versand über Brevo

Den Verteiler führe ich bei Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin), und ich verschicke die Mails darüber. Brevo speichert dafür Ihren Vornamen, Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Häufigkeit, die freiwillige Angabe zu Ihrer Einrichtung und ein zufälliges Kennzeichen für den Abmelde-Link und protokolliert die Zustellung. Ich werte nicht aus, ob Sie eine Mail öffnen oder einen Link anklicken. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Daten werden in der EU verarbeitet.

7.4 Speicherdauer und Abmeldung

Sie können sich jederzeit abmelden, mit einem Klick auf „Abmelden“ unten in jeder Mail oder mit einer kurzen Mail an tom@prozesslab.ai. Danach nehme ich Sie aus dem Verteiler und schicke Ihnen keine Pflege-Nachrichten mehr. Für die Angaben in meiner Kundenverwaltung gilt 6.4. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

7.5 Werbe-Cookies auf news.prozesslab.ai und ratgeber.prozesslab.ai (nur mit Ihrer Einwilligung)

Auf news.prozesslab.ai und ratgeber.prozesslab.ai frage ich beim ersten Besuch, ob ich Werbe-Cookies setzen darf. Nur wenn Sie auf „Einverstanden“ klicken, lade ich das Meta-Pixel und, falls auf der Seite genannt, den LinkedIn Insight Tag. Klicken Sie auf „Nur notwendige“, wird nichts davon geladen und keine Verbindung zu diesen Anbietern aufgebaut. Ihre Entscheidung speichere ich nur in Ihrem Browser.

Mit Ihrer Einwilligung erfahren die Anbieter, dass Ihr Browser diese Seite aufgerufen hat (Adresse der Seite, Zeitpunkt, technische Angaben wie IP-Adresse und Browser) und, wenn Sie den Newsletter oder den Ratgeber angefordert haben, dass die Danke- oder Bestätigungsseite aufgerufen wurde. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer gebe ich dabei nicht an die Anbieter weiter. Ich nutze das, um Besuchern dieser Seiten auf Facebook, Instagram oder LinkedIn Hinweise auf die Pflege-Nachrichten und den Ratgeber zu zeigen und zu sehen, ob diese Hinweise Anmeldungen bringen. Ich sehe dabei nur zusammengefasste Zahlen, keine einzelnen Personen.

Meta-Pixel: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind Meta und ich gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die weitere Verarbeitung verantwortet Meta allein. Daten können an Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden, das Unternehmen ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mehr: facebook.com/privacy/policy.

LinkedIn Insight Tag: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Daten können an LinkedIn Corporation in den USA übermittelt werden, das Unternehmen ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mehr: linkedin.com/legal/privacy-policy.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf news.prozesslab.ai bzw. ratgeber.prozesslab.ai widerrufen oder ändern. Wie lange die Anbieter die Daten speichern, regeln ihre Datenschutzerklärungen.

8. Plugins und Tools

8.1 Google Fonts

Einige Seiten von prozesslab.ai nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Google Fonts, die von der Google Ireland Limited bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Schriften von Servern von Google. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse diese Website aufgerufen wurde. Die Seiten termin.prozesslab.ai und ratgeber.prozesslab.ai laden ihre Schriften dagegen von meinem eigenen Server, dort besteht keine Verbindung zu Google.

9. KI-Automatisierung bei Kundenprojekten

9.1 Einsatz von Werkzeugen

Für Kundenprojekte baue ich Automatisierungen, unter anderem mit dem selbst betriebenen Werkzeug n8n und, wo es zum Projekt passt, mit KI-Diensten. Welche Dienste in einem Projekt zum Einsatz kommen, legen wir vorher gemeinsam fest. Personenbezogene Daten verarbeite ich dabei nur, soweit es für das Projekt erforderlich ist, und nur auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit Ihnen.

9.2 Datenschutz bei Kundenprojekten

Wenn Sie meine Dienstleistungen zur KI-Automatisierung in Anspruch nehmen, verarbeite ich Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen. Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• Unternehmensdaten und Kontaktinformationen
• Prozessdaten zur Analyse und Optimierung
• Technische Daten zur Umsetzung der Automatisierungen
• Zugangsdaten zu den von Ihnen freigegebenen Systemen

Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung meiner Dienstleistungen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist für die Durchführung des Projekts erforderlich und Sie haben dem ausdrücklich zugestimmt.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber mir folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

10.1 Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

10.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

10.3 Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

10.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung durch mich.

10.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie mir bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch mich zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht (Art. 20 DSGVO).

10.6 Widerspruchsrecht

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) verarbeitet, steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).

10.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer erteilten Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, die Einwilligung zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

10.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist:

11. Datensicherheit

Alle Seiten werden ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) ausgeliefert. Formulareingaben werden verschlüsselt übertragen.

Im Übrigen verwende ich geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Diese Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

12. Speicherdauer

Sofern nicht oben spezifisch angegeben, werden personenbezogene Daten nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder dies durch gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben ist.

Fällt der Speicherungszweck weg oder läuft eine gesetzliche Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

13. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an Dritte über die in dieser Erklärung genannten Dienstleister hinaus findet nicht statt. Ich gebe Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben
• für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist

14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung meiner Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit unter https://www.prozesslab.ai/datenschutz/ abgerufen und ausgedruckt werden.

15. Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz, zur Wahrnehmung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an mich wenden: